Strona główna

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/G/RPOWKP/2017

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/G/RPOWKP/2017

 

W związku z realizacją projektu pn.  „Termomodernizacja budynków Specjalnego Ośrodka Wychowawczego na  ul. Bydgoskiej 5 w Grudziądzu prowadzonego przez Zgromadzenie Sióstr św. Elżbiety” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020), Osi Priorytetowej: Efektywność energetyczna 
i gospodarka niskoemisyjna w regionie, Działania 3.3 Efektywność energetyczna w sektorze publicznym i mieszkaniowym, Zamawiający ogłasza zapytanie ofertowe na realizację usługi zarządzania projektem.

 

 

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe wykonanie usług koordynatora projektu pn.: „Termomodernizacja budynków Specjalnego Ośrodka Wychowawczego na  ul. Bydgoskiej 5
w Grudziądzu prowadzonego przez Zgromadzenie Sióstr św. Elżbiety”.


A. Przedmiot zamówienia obejmuje:

 

1. Koordynację i zarządzanie całością działań projektowych zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie, prawem krajowym i aktualnymi wytycznymi RPO WKP 2014-2020,

2. Monitorowanie poprawności realizacji zadań oraz czynności rozliczeniowych,
3. Monitorowanie wydatkowania środków zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz nadzór nad kwalifikowalnością ponoszonych wydatków,

4. Monitorowanie realizacji wskaźników, analizę ryzyka, reagowanie na pojawiające się zagrożenia i trudności oraz podejmowanie działań naprawczych,

5. Przygotowywanie wniosków o płatność,

6. Prowadzenie sprawozdawczości projektu obejmujące: przygotowanie, aktualizowanie i korektę dokumentów, w tym wniosków o płatność, harmonogramów sprawozdań, korespondencji oraz współpraca z Instytucją Zarządzającą,

7. Prowadzenie dokumentacji projektu, gromadzenie danych i wyników potwierdzających realizację projektu, sporządzanie okresowych sprawozdań, opracowanie ścieżki audytu i kontroli projektu, udział i prowadzenie spotkań podczas kontroli projektu,

8. Przeprowadzenie zaplanowanych działań informacyjno-promocyjnych,

9. Przygotowywanie i zamieszczanie informacji na stronie internetowej,

10. Obsługa w zakresie końcowego rozliczenia i zamknięcia realizacji projektu, rozumiana jako dodatkowy, nieodpłatny okres obsługi projektu, następujący po zakończeniu realizacji projektu, trwający do całkowitego rozliczenia i zamknięcia projektu oraz przekazania Zamawiającemu dokumentacji obejmującej w szczególności: 


a) zebranie i zamknięcie dokumentacji przekazanej przez wykonawców projektu, w tym dokumentów potwierdzających realizację wskaźników projektu oraz wykonania efektu ekologicznego;

b) złożenie wniosku o płatność końcową - do 30 dni od zakończenia projektu, rozliczenie wniosku i innych dokumentów, aż do ostatecznego zamknięcia projektu, 

c) udział w procesie kontroli projektu przez obecność i obsługę czynności kontrolnych do zamknięcia projektu oraz uzupełnienie i poprawę dokumentów wskazanych w procesie kontroli jako wymagających poprawy lub uzupełnienia. 


B. Przedmiot zamówienia realizowany będzie przez osobę:

a) posiadającą wiedzę i znajomość zasad realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych, w tym UE;

b) posiadającą doświadczenie w koordynacji projektów (koordynacja, kierowanie lub inne zbliżone stanowisko obejmujące zakresem zarządzanie i realizację projektu) finansowanym ze środków zewnętrznych, w tym UE, realizowanym przez okres minimum 1 roku;

c) posiadającą umiejętność obsługi komputera, oprogramowania biurowego;

d) posiadającą umiejętność planowania i organizacji pracy własnej oraz zespołu;

e) mobilną (przejazdy między siedzibą Zamawiającego oraz miejscem realizacji projektu).

 

Uwaga: Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia realizacji obowiązków w ww. zakresie innej osobie niż wskazana przez Wykonawcę. Zmiana o której mowa dopuszczalna jest jedynie na osobę legitymującą się wiedzą i doświadczeniem wynikającym z treści warunków udziału w niniejszym postępowaniu.

 

C.  Przedmiot zamówienia realizowany będzie zgodnie z harmonogramem i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego

 

Zamówienie realizowane będzie w wymiarze czasowym 160 godzin miesięcznie, w tym co najmniej 20 godzin tygodniowo (80 godzin miesięcznie) w siedzibie Zamawiającego i/lub miejscu realizacji projektu, z zastrzeżeniem, że:

1) w przypadku kontroli projektu, niezależnie od ilości zrealizowanych godzin, koordynator będzie obsługiwał i podejmował działania w związku z czynnościami kontrolnymi w miejscu ich realizacji oraz wskazanym przez Zamawiającego,

2) w przypadku spotkań ogólnych z uczestnikami i wykonawcami realizującymi projekt, koordynator będzie przygotowywał i prowadził te spotkania, 

3) podana ilość godzin ma jedynie wymiar szacunkowy a Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej realizacji usługi w związku z faktem złożenia oferty.

 

 

Planowany termin realizacji zamówienia

01.09.2017- 31.12.2017 r.

 


Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy złożą ofertę, dostarczą wszystkie wymagane dokumenty oraz spełnią warunki udziału w postępowaniu.

2. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia winni legitymować się posiadaniem zdolności zawodowej rozumianej jako fakt dysponowania odpowiednim potencjałem ludzkim oraz wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do realizacji przedmiotu zamówienia.

3. Zamawiający uzna warunek o którym mowa w punkcie 2 za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże że:

a) w zakresie posiadania wiedzy posiada wykształcenie wyższe i ukończone studia w zakresie zarządzania projektami

b) w zakresie posiadania doświadczenia: w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie zarządzał co najmniej 1 projektem współfinansowanym ze środków UE lub innych źródeł dotacyjnych, który został zakończony, przy czym wartość każdego z projektów nie była mniejsza niż 1 800 000,00 zł brutto.

4. Ocena spełnienia warunku, o którym mowa w punkcie 2 nastąpi w oparciu o oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, wykaz usług zrealizowanych przez Wykonawcę oraz wykaz osób, które będą uczestniczyć  w realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnego do realizacji przedmiotu zamówienia.

5.  Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia winni znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na realizację przedmiotowego zamówienia.

 

 

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Do oferty należy dołączyć:

1. Wypełniony formularz oferty.

2. Pełnomocnictwo, jeśli z załączonych dokumentów nie będzie wynikało upoważnienie do reprezentacji Wykonawcy;

3. Oświadczenie o spełnieniu warunków określonych w postępowaniu;

4. Informacja na temat braku powiązań osobowych i kapitałowych;

5. Wykaz zrealizowanych usług;

6. Wykaz osób uczestniczących w realizacji zamówienia.

7. Kopię ukończenia studiów wyższych oraz studiów w zakresie zarządzania projektem.

 

Kryteria oceny ofert i opis sposobu przyznawania punktacji

 

1. Wszystkie oferty nie podlegające odrzuceniu, oceniane będą na podstawie poniższych kryteriów: 

 

I. Cena – max 50 pkt. (K1) 

Ocenie podlegać będzie cena ofertowa brutto zaproponowana przez Wykonawcę za realizacje przedmiotu zamówienia. 

Uwaga: Cena winna obejmować wszystkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia i być podana w złotych polskich do dwóch miejsc po przecinku.

Sposób przyznawania punktów w kryterium I:
ilość pkt. w K1= (C min. / C) x 50 pkt.
C min – cena najniższa spośród ważnych ofert
C – cena badanej oferty

II. Doświadczenie wykonawcy– max.  40 pkt. (K2)
Ocenie podlegać będzie doświadczenie osoby realizującej usługę koordynowania projektu.

Sposób przyznawania punktów w kryterium II:
Zasada przyznawanie punktów za doświadczenie Wykonawcy (K2/1) : 
Ilość pkt.: max 30
doświadczenie Wykonawcy: 1 projekt- 10 pkt.
doświadczenie Wykonawcy: 2 projekty: 20 pkt.
doświadczenie Wykonawcy: 3 projekty i więcej: 30 pkt.


Uwaga: Doświadczenie Wykonawcy winno być potwierdzone dokumentami potwierdzającymi należytą realizację usługi.

III. Dostępność wykonawcy – max 10 pkt. (K3)
Ocenie podlegać będzie dostępność osoby koordynatora w siedzibie zamawiającego ponad wymagane 80 godzin w miesiącu.

Sposób przyznawania punktów w kryterium III:
W trakcie oceny brana będzie pod uwagę obecność koordynatora w siedzibie zamawiającego - miejscu realizacji projektu, wyrażona w godzinach ponad wymagane 80 godzin w miesiącu. Punkty przyznawane będą wg zasady: 1 pkt. za każde dodatkowo deklarowane 2 godziny obecności aż do 10 pkt.


Łączna ilość punktów (K) będzie obliczana wg. następującego wzoru:
K = K1 + K2+ K3

2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K). 
Każdorazowo liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

 

 

Sposób przygotowania oferty

 

1. Oferent powinien przygotować ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

2. Do oferty należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Oferenta kserokopie uprawnień i referencji potwierdzających wykonanie prac wymaganych przez Zamawiającego.

3. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie osobiście, za pośrednictwem usług pocztowych lub kurierskich w siedzibie Zamawiającego: Zgromadzenie Sióstr Św. Elżbiety Prowincja Toruńska,
ul. Żeglarska 9, 87-100 Toruń w terminie do dnia 29.08.2017 r. do godziny 10.00- liczy się data wpłynięcia oferty do siedziby Zamawiającego.

4. Zamawiający dopuszcza również przesłanie oferty na adres mailowy: inwestycje.skpm@gmail.com Termin złożenia oferty jak w punkcie 3.

 

4. Sposób opisania koperty:

 Tytuł: OFERTA na zadanie pn. „Termomodernizacja budynków Specjalnego Ośrodka Wychowawczego na  ul. Bydgoskiej 5 w Grudziądzu prowadzonego przez Zgromadzenie Sióstr św. Elżbiety” z dopiskiem: Nie otwierać przed dniem 29.08.2017 r. godz.11.00.

 

W przypadku przesłania oferty w formie mailowej w tytule wiadomości proszę zawrzeć informację: usługa zarządzania projektem „Termomodernizacja budynków Specjalnego Ośrodka Wychowawczego na  ul. Bydgoskiej 5 w Grudziądzu prowadzonego przez Zgromadzenie Sióstr św. Elżbiety”. 

 

5. Oferta powinna być: sporządzona w formie pisemnej, opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, czytelnie podpisana przez wykonawcę lub osobę przez niego upoważnioną.

6. Wykonawca w treści oferty winien określić łączny koszt usługi– cena w zł brutto. Wartość oferty stanowi cenę ryczałtową. w tym podatek VAT(obowiązująca stawka podatku oraz wynikająca z podanej kwoty wartość tego podatku).

7. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 29.08.2017 r. o godzinie 11.00.

 

Informacje dodatkowe dotyczące złożenia oferty

 

1. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.                             
2. Wykonawca zobowiązany jest do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz podpisania umowy.  

3. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych i wariantowych.

4. Nie dopuszcza się składania ofert równoważnych.

5.  Każdy Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę, sam lub jako reprezentant spółki czy konsorcjum.

6. Złożenie więcej niż jednej oferty przez jednego Wykonawcę spowoduje odrzucenie wszystkich jego ofert.

7. Zawarcie umowy z wybranym wykonawcą wymaga formy pisemnej.

 

W CELU OTRZYMANIA KOMPLETU DOKUMENTÓW OFERTOWYCH PROSIMY O KONTAKT NA ADRES:  inwestycje.skpm@gmail.com

 

 

 

 

 

 

« Powrót

Prowincja Toruńska Zgromadzenia Sióstr św. Elżbiety

Elzbietanki.eu
tel. +48 566 22 3163
E-mail: elzbietanki@torun.opoka.org.pl